Hướng dẫn các bước viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

0
75

Email tiếng Anh đang là công cụ bàn bạc thông báo mau chóng, được dùng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay. Đây không chỉ là dụng cụ kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng. Bài viết này hướng dẫn các bước viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp bên dưới các bạn chú ý nhé.

Nhưng trước khi bắt đầu vào phần chính, hãy cùng Tự học IELTS  khám phá những phần căn bản của một email thông thường trước nha.

Cấu trúc của một Email thông thường

mau email bang tieng anh compressed 1
Ví dụ về mail

Các phần căn bản một email tiếng Anh thương mại gồm các phần như sau:

  • Greeting (Chào hỏi)
  • Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
  • Introduction (Giới thiệu)
  • Main point (Nội dung chính)
  • Concluding sentence (Kết thúc email)
  • Signing off

➢ Một Email thông tường sẽ bắt đầu với phần GREETING, chúng ta có thể dùng một số cụm từ sau để dung chào hỏi dưới email:

  • Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta cần phải dùng một số danh xưng như Mr, Mrs,Ms…
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận)
Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).Thank you for your email on April 1 st .
It was my pleasure meeting you at the conference last week. 

Ví dụ: Dear Mrs.Price

  • Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản dùng tên riêng người đó dưới câu chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

  • Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn có thể dùng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT , thông thường đây là các câu nghi vấn thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình ngày nay của người nhận

ưu đãi học bổng khóa học IELTS cấp tốc
  • How are you?
  • How are things?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta cần phải mở đầu với từ cám ơn “thanks”

Ví dụ:

  • Khi một người gửi một email bày tỏ sự để ý của họ về đơn vị bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên hệ tới đơn vị ABC)

  • Khi một người giải đáp 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

  • Những câu cám ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là các câu chúc:

  • I hope you are doing well . (Hy vọng cô vẫn khỏe)
  • I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION . Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ nguyên nhân tại sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp đầy đủ mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…  

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

  • I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
  • I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
  • I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
  • I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

  • I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

  • We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
  • It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
  • After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
  • I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập các việc đã thảo luận dưới lá thư trước đó, hãy sử dụng các dòng câu sau:

  • Further to our conversation, I’m pleased to xác nhận our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã thảo luận, tôi rất vui được verify lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
  • As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu dưới thư, …)
  • Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
  • As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
  • As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
  • As I know what you wrote me,… (Như các gì bạn đã viết cho tôi…)

Xem thêm tại đây nhé!

Bạn cũng có thể sử dụng các dòng câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó :

  • I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
  • I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
  • Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
  • I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
  • I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm cụ thể về việc…)
  • Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi sau cùng …), xin vui lòng?)
  • I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

➢ Sau đấy, những bạn có thể sử dụng những câu CONCLUDING SENTENCE để chấm dứt email như sau:

woman typing on laptop with email symbols
  • Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)
  • Please get back to me as soon as possible. (Hãy giải đáp email sớm nhất có thể nhé.)
  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
  • Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên lạc với tôi nếu anh cần thêm thông báo nhé)
  • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cám ơn nếu ông/bà có thể khắc phục vấn đề này càng sớm càng tốt.)
  • If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông báo gì, xin luôn liên lạc với tôi.)
  • I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
  • Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi những ngài có thể).
  • Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn cần phải chấm dứt thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư)
  • Hoặc bạn có thể sử dụng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

➢ Phần sau cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và một số mẫu chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

  • Best,
  • Best wishes,
  • Regards,
  • Take care,
  • Bye,

Trường hợp trang trọng:

  • Best regards,
  • Warm regards,

Các bước để có một Email chuyên nghiệp

  • ➢ Bước 1: Xác định tham quan bức thư có mang tính chất trang trọng hay không

Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích khám phá thông báo, xin việc, đăng kí học hay góp ý…

Thư mang tính chất tư nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường sử dụng viết cho gia đình hoặc bạn bè.

  • ➢ Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư
  1. Chào đầu thư
  2. Đoạn văn giới thiệu: nêu lí do viết thư hoặc lời cám ơn
  3. Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn
  4. Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu một số gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là buộc phải phản hồi sớm hoặc yêu cầu gặp mặt…
  5. Chào kết thư
  6. Tên/ Chữ kí
  • ➢ Bước 3: Sử dụng những loại câu thường sử dụng khi viết thư
Thư mang tính trang trọngThư thân mật
Chào đầu thưDear Mr/ Mrs + surnameKính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)Hello/ Hi + nameXin chào/ Chào + tên
Dear Sir or MadamKính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận)Dear + nameGửi + tên
Hi there!Chào đằng ấy!
Bắt đầu viết thưThank you for your letter/ email about…Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…Thanks for your letter/ email.Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!
Many thanks for your letter/ email.Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.Thanks for writing to me.Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình
I am writing to yêu cầu information about/ inform you about/ complain about, apologise for…Tôi viết thư này nhằm buộc phải thông báo về…/ để thông tin cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì… I am writing to tell you about…Mình viết để kể với bạn về…
I am writing with reference to your letter.Tôi viết bức thư này để giải đáp cho bức thư trước của bạn.Guess what?Bạn đoán được không?
I would like to offer congratulations on…Let me congratulate you on…Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào? 
I’m sorry I haven’t written for a while…Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…
It was great to hear from you again.Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.
Chuẩn bị kết thư  I look forward to hear from you without delay.Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.Hope to hear from you soon.Mong sớm nhận được thư của cậu.
I look forward to meeting you.Tôi mong sớm được gặp ông/ bàLooking forward to seeing you/ hearing from you.Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.
I hope to hear from you at your earliest convenience.Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể dưới khả năng của ông/ bà.I can’t wait to meet up soon.Mình chẳng thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau.
Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.)
Chào kết thưYours faithfullyNếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, chấm dứt thư với “Trân trọng”.Best wishes.Dành cho bạn một số lời chúc tốt đẹp nhất.
Your sincerelyNếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.Love. (Yêu bạn.)
Regards/ Best regards/ Kind regards.Trân trọng.All the best. (Mọi điều tốt nhất.)
Xxx. (Hôn bạn)
Xoxo. (Ôm và hôn bạn.)
Keep in touch. (Giữ liên hệ nhé!)

Lưu ý: Nếu viết email, bạn nên đặt Tiêu đề (subject) cho email trước khi gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.

Những mẫu câu thông dụng

➢ Trình bày nguyên nhân viết email

Sau phần chào hỏi thông thường, bạn cần phải trình bày lí do viết email tại đoạn mở đầu. Một số chiếc câu bạn có thể áp dụng là:

  • I am writing to you regarding…/ in connection with…

Tôi viết email này để liên lạc về vấn đề…

  • Further to…/ With reference to…

Liên quan đến việc…

  • I am writing to you on behalf of…

Tôi thay mặt…viết email này để…

  • Might I take a moment of your time to…

Xin ông / bà / tổ chức cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường sử dụng dưới lần trước hết liên lạc với đối tác)

➢ Đưa ra lời yêu cầu, bắt buộc

Là một dưới hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời yêu cầu, bắt buộc dưới email nên lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn chiếc câu thông dụng gồm:

  • I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ tổ chức có thể cung ứng thêm thông báo cụ thể về…

  • Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

Xin ông/ bà/ tổ chức vui lòng…

  • We are interested in…and we would like to…

Chúng tôi rất để ý đến… và muốn…

  • We carefully consider…and it is our intention to…

Chúng tôi đã chăm chút tham quan xét… và kỳ vọng được…

➢ Xin lỗi người nhận email

Trong quá trình cộng tác, buôn bán, cứng cáp sẽ không tránh khỏi các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:

  • We regret / are sorry to inform you that…

Chúng tôi rất tiếc phải thông tin với bạn rằng…

  • Please accept our sincere apologies for…

Xin hãy bằng lòng lời xin lỗi chân thành về…

  • We truly understand and apologize for…you are given due to…

Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về các bất tiện đã gây ra cho khách hàng do…

  • I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.

Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.

➢ Đề cập đến tài liệu đính kèm

Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm một số tài liệu liên quan. Để thông tin, nhắc nhở người nhận không cất sót phần này, bạn cần phải nói:

  • Please find attached…

Xin lưu ý đến….đã được đính kèm dưới email.

  • Attached you will find…

Bạn sẽ rinh thấy…được đính kèm dưới email này.

  • I am sending you…as an attachment.

Tôi đã đính kèm…

  • Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể sử dụng kèm thêm động từ.)

➢ Kết thúc email

Cuối cùng, để tỏ rõ nhã ý, bạn không cần phải chấm dứt email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên hệ với người nhận theo một số cách như:

  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi.

  • I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

Tôi hi vọng email này đã trả lời câu hỏi của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

  • Please reply once you have the chance to…

Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

  • We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

Như vậy các bước hướng dẫn cách viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp ở trên các bạn đã nắm cơ bản. Chúc các bạn tìm hieerut hêm nhiều cách viết Email khác theo cách riêng của bản thân nhé. Nhưng cơ bản để có 1 Email chuyên nghiệp bạn nên tuân thủ các quy tắc phía trên. Nếu có thắc mắc gì bạn có thể bình luận bên dưới bài viết này chúng tôi sẽ giải đáp ngay nhé.

www.tuhocielts.vn

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here